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Comment réduire le volume d’emails à traiter ?

Constatant qu’il me restait à traiter 230 emails reçus au cours de la semaine (du 01/01 au 07/01 inclus), malgré un traitement des plus urgents au jour le jour, j’ai voulu identifier les emails que j’aurai pu éviter d’avoir à traiter. Le résultat est accablant : 75% des emails pourraient être évités. Il s’agit bien des emails professionnels que j’ai reçus du 01/01 au 07/01, et que je n’ai pas été en mesure de traiter au fil de l’eau. Et pour cause : je passe l’essentiel de mon temps en réunions de travail, à étudier des documents, à mener des entretiens ou à rédiger des documents. J’ai donc peu de temps disponible pour traiter mes emails. Je fais en sorte de réserver le matin, le midi et le soir, des plages horaires  de traitement des emails urgents. Je profite par ailleurs de mes temps de transport pour traiter quelques emails. Force est de constater que cela ne suffit pas.

Cependant il ne me semble pas pertinent d’envisager de passer plus de temps à traiter les emails. Au contraire, et compte-tenu du fait que 75% des emails pourraient être évités, il me semble préférable d’envisager quelques actions correctrices pour limiter le flux entrant. J’ai ainsi identifié plusieurs types d’emails pouvant être évités :

  • Les emails symptomatiques d’un mauvais usage des espaces collaboratifs, par exemple :
    • Statut sur un processus collectif qui pourrait être renseigné dans une liste partagée
    • Information déjà présente dans les espaces collaboratifs mais que les collaborateurs ne font pas l’effort d’aller chercher
    • Réflexe insuffisamment ancré dans le quotidien qui conduit à ne pas utiliser les espaces collaboratifs pourtant disponibles
    • Échange d’emails sans traçabilité
    • Échange d’emails pour synchronisation d’agenda
    • Information qui pourrait figurer sur la page d’accueil de l’espace collaboratif (pour peu qu’elle devienne un point de visite quotidien)
  • Les emails de relance montrant une réactivité insuffisante dans le traitement de certaines actions tels que les notifications automatiques de la messagerie lorsqu’elle arrive à saturation d’espace
  • Les emails provenant d’espaces tiers du fait d’un paramétrage inadapté tels que les notifications provenant de Viadeo, LinkedIn, Twitter

Il ne me reste plus qu’à lancer les actions qui permettront d’endiguer le flux. Et vous, avez-vous eu la curiosité d’étudier votre boîte de réception et d’identifier les emails que vous pourriez éviter d’avoir à traiter ?

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Catégories :Collaboratif Étiquettes : , , ,
  1. 13/01/2011 à 08:59

    Oui pour répondre à la question « ai-je pris le temps d’étudier mon inbox »
    et non, je ne le fais plus

    Mais j’ai un truc : je travaille avec Kwaga (www.kwaga.com) qui propose des solutions d’analyse des emails, sur base sémantique, et qui m’informe des emails reçus auxquels je dois répondre (ceux qui contiennent une demande d’action « êtes-vous disponible pour un rendez-vous » « can you please send me the marketing report » etc.)

    Et O joie, la solution m’informe AUSSI des emails que j’ai envoyés et auxquels mes interlocuteurs n’ont pas répondu !

    Donc non, je n’ai pas de solution pour réduire le flux de messages entrants – sinon en réglant les paramètres évoqués dans le post – mais j’ai trouvé une solution pour réduire le temps que j’y consacre.

    C’est déjà pas mal 😉

  2. 13/01/2011 à 19:24

    Très bonne analyse. Pour la première partie on retombe dans la conduite des changements pour l’adoption des espaces collaboratifs: collectivement et sur le long terme on a aucun intérêt à procéder de la sorte mais personnellement et tout de suite c’est plus simple !
    Pas facile à résoudre, on y travaille tous les jours avec des victoires notamment en développant l’usage d’un RSE mais la route est longue dans l’entreprise…

  1. 16/01/2011 à 23:45
  2. 25/12/2011 à 18:11

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